Privatabrechnung — selbst, mit Hilfe oder als Mandat?

1. Modell 1 — Selbstabrechnung

Die Praxis erstellt die Privatrechnungen selbst, versendet sie, überwacht den Zahlungseingang, mahnt im Bedarfsfall, korrespondiert mit der privaten Krankenversicherung. Alles in Eigenregie.

2. Modell 2 — Selbstabrechnung mit externer Hilfe

Die Praxis erstellt und versendet die Rechnungen weiterhin selbst, gibt aber einzelne Aufgaben extern: das Mahnwesen ab Stufe 2 an einen Inkassodienstleister, gerichtliche Schritte an einen Anwalt, die Kürzungs-Stellungnahmen punktuell an einen externen Berater oder eine spezialisierte Kanzlei.

3. Modell 3 — Privatabrechnung als Mandat

Die Privatabrechnung verlässt die Praxis vollständig. Eine privatärztliche Verrechnungsstelle übernimmt das gesamte Liquidations-Geschäft als Mandat: Rechnungserstellung, PKV-Korrespondenz, Mahnwesen, gerichtliches Mahnverfahren, Verjährungsmonitoring, Reporting. Vertragsbasis ist eine Forderungsabtretung nach § 398 BGB; die Verrechnungsstelle tritt im Außenverhältnis im Namen des Arztes auf.

4. Was die drei Modelle kosten

Die Kostenseite hat zwei Schichten: die direkte (Honorar des Dienstleisters) und die indirekte (MFA-Zeit, formale Risiken, Schwund durch unbearbeitete Vorgänge). Wer nur die direkte Schicht betrachtet, vergleicht Äpfel mit Birnen.

Direkt

Selbstabrechnung verursacht keine externen Kosten. Externe Hilfe rechnet meist nach Vorgang ab (Inkasso) oder nach Stundensatz (Anwalt). Das Mandat einer privatärztlichen Verrechnungsstelle rechnet sich überwiegend prozentual am erfolgreich liquidierten Honorar — ein klar zuordenbarer Anteil, der mit Erfolg skaliert. Konkrete Konditionen klärt jedes Erstgespräch.

Indirekt

Hier liegt der größte Hebel, und er wird in vielen Praxen unterschätzt:

• MFA-Zeit. Eine durchschnittliche Privatpraxis wendet wöchentlich mehrere Stunden für Liquidation, Mahnwesen und PKV-Korrespondenz auf — Zeit, die für den Empfang oder die Patientenbetreuung fehlt.
• Schwund durch Müdigkeit. Erstkürzungen, Stellungnahmen, Verjährungsstichtage — was im hektischen Praxisalltag liegen bleibt, wird zu nicht durchgesetztem Honorar. Das ist messbar, aber selten gemessen.
• Liquidität. Ohne strukturierte Forderungsführung schwankt der Honorareingang zwischen vier und zwölf Wochen. Eine planbarere Auszahlungsstruktur reduziert die Vorhalteliquidität, die jede Praxis braucht.
• Formale Risiken. Eine im Streitfall mangelhaft dokumentierte Forderung, eine versäumte Verjährung, eine nicht verzugsbegründende Mahnung — jede dieser Schwächen wird irgendwann teuer.

5. Wann was passt — eine Schwellen-Tabelle

Nichts daran ist eine harte Regel; jeder Wert ist eine Tendenz. Sie können die Schwellen als Diskussionsgrundlage in der Praxisleitung verwenden.

Liegen mehrere Indikatoren in einer Zeile, deutet das auf das passende Modell hin. Wer mit Modell 2 arbeitet, aber feststellt, dass mehrere Werte schon Richtung Modell 3 zeigen, fährt inzwischen die Mehrkosten zweier Schnittstellen — ohne den Vorteil der einheitlichen Verantwortung.

6. Die juristische Form unterscheidet

Ein wichtiger Punkt, der in vielen Vergleichen untergeht: Die drei Modelle haben unterschiedliche Vertragsformen, und damit unterschiedliche Verantwortungs-Reichweiten.

• Selbstabrechnung bedeutet juristisch: der Arzt steht überall ein. Forderung, Korrespondenz, Mahnwesen — alles in seinem Namen, mit seinem Risiko.
• Externe Hilfe wird in der Regel als Dienstvertrag (§ 611 BGB) oder Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB) abgeschlossen. Der Dienstleister schuldet seine Tätigkeit — die Verantwortung im Außenverhältnis bleibt beim Arzt.
• Mandat ist eine Geschäftsbesorgung mit Stellvertretung. Die Verrechnungsstelle handelt im Namen des Arztes, übernimmt das Außenverhältnis und steht für die geführte Sache ein. Mehr dazu im Artikel Warum Mandat?

7. Häufige Fehlannahmen

„Wenn ich abgebe, verliere ich die Kontrolle.“

Im Mandat behalten Sie die fachliche Hoheit und sehen jeden Vorgang in einem strukturierten Reporting. Was Sie abgeben, ist die operative Last — nicht die Information.

„Eine Verrechnungsstelle ist immer teurer als Selbstabrechnung.“

Direkt ja, indirekt häufig nein. Wer MFA-Zeit, Schwund und Liquiditätskosten realistisch ansetzt, kommt in vielen Praxen mit nennenswertem Privatpatienten-Anteil zu einer anderen Bilanz.

„Externe Hilfe und Mandat sind dasselbe in Grün.“

Sie sind unterschiedliche Vertragsformen mit unterschiedlicher Verantwortung. Wer Inkasso-Outsourcing als „Mini-Mandat“ interpretiert, übersieht den Unterschied — und wundert sich später, dass mehrere Hände im Vorgang sind.

„Ich kann nur wechseln, wenn ich von vorne anfange.“

Falsch. Eine seriöse Verrechnungsstelle übernimmt einen laufenden Bestand. Offene Forderungen werden geprüft, dokumentiert, abgetreten und ab dann geführt. Das geschieht ohne Bruch im Tagesgeschäft.

8. Wie der Wechsel funktioniert — kein Lock-in

Die Wechsel-Frage stellt sich in beide Richtungen: weg von einem Bestandsdienstleister oder zurück in die Selbstabrechnung. In beiden Fällen gilt: Ein gut geführtes Mandat hält die Forderungen so, dass sie auch bei Beendigung des Mandats vollständig dokumentiert sind. Eine Rückübertragung offener Forderungen ist möglich; ein Übergang zu einer anderen Verrechnungsstelle ebenfalls.

Was Sie vor einem Wechsel klären sollten:

• Welche Forderungen sind aktuell offen, welche bereits in Mahnstufen?
• Wie lang sind Kündigungsfristen — und gelten sie für laufende Forderungen oder ab Beendigung?
• Werden Daten und Akten herausgegeben, falls gewünscht?
• Wer führt offene Mahnverfahren zu Ende, falls das Mandat während eines laufenden Verfahrens endet?

Diese Fragen sollten in jedem Erstgespräch beantwortet werden — und die Antworten sollten in Ihrem Vertrag stehen.

9. Wenn Sie sich für ein Mandat interessieren — der PVB-Weg

10. Häufige Fragen

Ab welcher Praxisgröße lohnt sich ein Mandat?

Es ist weniger eine Frage der Praxisgröße als des Privatpatienten- Anteils und der Streit-Frequenz. Eine kleine Privatpraxis mit hohem Anteil an PKV-Patienten kann früher profitieren als eine große Kassenpraxis mit gelegentlichen Selbstzahlern.

Wie schnell läuft ein Mandats-Aufbau?

Erstgespräch, Vertrag, Anbindung an die Praxissoftware oder alternativer Beleg-Eingang, Übernahme bestehender offener Forderungen — in der Regel vier bis sechs Wochen bis zur vollständigen Übergabe.

Was, wenn ich nur das Mahnwesen abgeben will?

Das ist Modell 2. Sie behalten die Liquidation in der Hand und geben nur die Eskalation extern. Funktioniert, wenn das Mahn-Volumen klar abgrenzbar ist und nicht zu viele Schnittstellen entstehen.

Bleibt mein Praxissystem unverändert?

Bei einem Mandat ja. Eine seriöse Verrechnungsstelle bindet sich an Ihre Software an oder nimmt Belege auf den Wegen entgegen, die für Sie passen — Kurier, sicheres Upload-Portal, Schnittstelle. Sie ändern nichts an Ihren bestehenden Workflows.

Was, wenn die Verrechnungsstelle mit der PKV nicht durchkommt?

Im Mandat führen wir die PKV-Korrespondenz und das Mahnwesen gegenüber dem Patienten — Letzteres bis zum Mahnbescheid ohne externe Anwaltskosten (§ 10 RDG). Bei streitigem Klage-Verfahren übernimmt ein Anwalt, koordiniert aus dem Mandat heraus. Mehr dazu im Artikel Patient zahlt die Privatrechnung nicht.

Wie kontrolliere ich, dass tatsächlich gut gearbeitet wird?

Über das Reporting (Forderungsstand, Mahnstufen, Auszahlungstakt, PKV-Erstattungsquote) und über den festen Ansprechpartner. Ein gut geführtes Mandat ist transparent — wenn Reporting fehlt oder unklar ist, ist das ein Warnsignal.

Was, wenn ich später wieder selbst abrechnen möchte?

Möglich. Sie kündigen das Mandat mit Frist, übernehmen den Bestand zurück (oder lassen ihn von uns zu Ende führen) und bauen die internen Strukturen wieder auf. Ein gut formuliertes Mandat enthält für diesen Fall klare Regeln.

Wechsele ich zwischen den Modellen einfach so?

Mit Vorbereitung ja. Selbst → mit Hilfe ist meist unkompliziert. Selbst → Mandat ist ein Aufnahme-Verfahren mit Anbindung der Software und Übernahme offener Bestände. Mandat → Selbst dauert länger, weil interne Routinen erst aufgebaut werden müssen.

Zum Schluss

Die ehrliche Antwort auf die Frage „selbst oder abgeben?“ lautet: Es kommt auf die Konstellation an. Wir kennen Praxen, die mit Selbstabrechnung gut fahren — und wir kennen Praxen, die Jahre lang Schwund und Müdigkeit produziert haben, bevor sie ein Mandat geprüft haben.

Das Erstgespräch ist nicht der Punkt der Vertragsunterzeichnung, sondern der Punkt der gemeinsamen Einschätzung. Welche Modelle könnten passen? Was würde sich ändern? Was bleibt? Wenn die Antwort am Ende lautet, dass Selbstabrechnung weiter passt, haben Sie nichts verloren — und die Frage ist beantwortet.