PVB
Privatliquidation · Forderungsführung

Patient zahlt die Privatrechnung nicht — was tun?

Eine geordnete Eskalation in fünf Stufen, ohne MFA-Stunden und ohne externe Anwaltskosten.

Privatrechnungen, die offenbleiben, sind keine Ausnahme — sie sind Teil der Privatliquidation. Wer den Weg kennt, verliert nichts. Wer ihn als Mandat führen lässt, gewinnt Zeit und Honorar.

1. Drei Gründe, warum eine Privatrechnung offenbleibt

Bevor eine Eskalation sinnvoll wird, lohnt eine kurze Diagnose. In der Praxis erleben wir drei wiederkehrende Muster:

Liquidität. Der Patient hat die Rechnung erhalten, will sie zahlen, aber die Erstattung der privaten Krankenversicherung steht aus, oder er befindet sich gerade in einer kurzfristigen Engstelle. In solchen Fällen hilft ein Anruf, ein Stundungsangebot oder eine Ratenvereinbarung — kein Mahnbescheid.

PKV-Kürzung. Die private Krankenversicherung hat die Erstattung gekürzt, der Patient sieht sich zwischen den Stühlen. Hier ist nicht der Patient, sondern die PKV der eigentliche Adressat — mit einer formal sauberen Steigerungssatzbegründung lässt sich oft die Erstattung wiederherstellen.

Formaler Fehler. Ziffernlogik, Adressfeld, Steigerungssatz, GOÄ-Begründungspflicht — kleinere Mängel führen dazu, dass die PKV gar nicht prüft, sondern zurückspielt. Solche Fälle bekommt der Arzt oft nicht direkt zu hören; er sieht nur, dass die Zahlung ausbleibt.

Erst wenn diese drei Ursachen ausgeschlossen sind, wird die formale Eskalation zum richtigen Werkzeug.

2. Was Ihnen als Arzt zusteht

Mit Abschluss der Behandlung entsteht ein zivilrechtlicher Behandlungsvertrag (§ 630a BGB) und damit ein Honoraranspruch nach den Maßstäben der GOÄ. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, was die private Krankenversicherung erstattet — Schuldner ist und bleibt der Patient. Die PKV ist seine Vertragspartnerin, nicht Ihre.

Der Anspruch verjährt nach der Regelfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt damit zum 31. Dezember 2029, sofern keine Hemmung eingetreten ist.

Wichtig: Die Verjährung wird durch ein Mahnschreiben nicht gehemmt. Sie wird gehemmt durch Klage, Mahnbescheid (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB) oder ein eindeutiges Anerkenntnis des Patienten. Wer nur mahnt, gewinnt keine Zeit.

3. Die geordnete Eskalation in fünf Stufen

Die Eskalation hat eine bestimmte Reihenfolge, weil jede Stufe rechtliche und wirtschaftliche Wirkungen entfaltet, die spätere Stufen vorbereiten. Wer eine überspringt, verliert Hebel.

Stufe 1

Zahlungserinnerung

Eine freundliche, formfreie Erinnerung — etwa zwei bis drei Wochen nach Ablauf der Zahlungsfrist. Der Ton ist sachlich, keine Drohung, keine Verzugskosten. Häufig genügt sie schon. Sie hat keine rechtliche Wirkung — sie dient ausschließlich der Beziehungspflege und dem Beleg, dass Sie sich gemeldet haben.

Stufe 2

Erste Mahnung — Verzug nach § 286 BGB

Mit der ersten echten Mahnung setzen Sie den Patienten in Verzug (§ 286 BGB). Ab diesem Zeitpunkt werden Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz fällig (§ 288 Abs. 1 BGB). Die tatsächlich entstandenen Mahnkosten (etwa Porto) sind als Verzugsschaden ersatzfähig — die 40-€-Verzugskostenpauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) gilt bei Privatpatienten als Verbrauchern dagegen nicht.

Wirksam wird die Mahnung, wenn sie eindeutig und konkret ist, eine angemessene Frist setzt und den Patienten erreicht hat. Eine Frist von vierzehn Tagen ist üblich.

Stufe 3

Zweite Mahnung mit klarer Fristsetzung

Erfolgt auf die erste Mahnung keine Reaktion, folgt eine zweite mit deutlicher Fristsetzung und der angekündigten nächsten Stufe. Der Patient soll wissen, was als nächstes geschieht — das ist nicht Drohung, sondern Transparenz. Erfahrungsgemäß zahlt ein erheblicher Teil derjenigen Patienten, die bis hierhin geschwiegen haben, in den Tagen nach der zweiten Mahnung.

Stufe 4

Mahnbescheid — gerichtliches Mahnverfahren

Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Reaktion, beantragen Sie einen Mahnbescheid über das zuständige Mahngericht (in Deutschland zentralisiert; Online-Verfahren über www.online-mahnantrag.de). Der Mahnbescheid ist ein standardisiertes, schriftliches Verfahren. Er hemmt die Verjährung mit Eingang beim Gericht und erzeugt im Erfolgsfall einen vollstreckbaren Titel — über dreißig Jahre haltbar.

Der Patient kann gegen den Mahnbescheid binnen zwei Wochen Widerspruch einlegen. Tut er das nicht, ergeht der Vollstreckungsbescheid; das Mahnverfahren ist damit erfolgreich abgeschlossen. Tut er es doch, geht die Sache in das streitige Verfahren über.

Stufe 5

Klage und Vollstreckung

Im streitigen Verfahren — also bei Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder gleich am Anfang, wenn Klärung gewünscht ist — führt ein Anwalt das Verfahren vor Gericht. Auch die spätere Zwangsvollstreckung (Pfändung, Konto, Lohn) ist ein anwaltlicher Schritt.

In den meisten Fällen wird Stufe 5 nicht erreicht. Erfahrungsgemäß zahlt die deutliche Mehrheit der Patienten spätestens nach dem Mahnbescheid.

4. Sonderfall: Die PKV kürzt die Erstattung

Wenn die private Krankenversicherung die Erstattung kürzt, weil sie den angesetzten Steigerungssatz für nicht ausreichend begründet hält, entsteht eine besondere Situation: Der Patient steht zwischen seinem Arzt (mit dem vollen GOÄ-Anspruch) und seiner Versicherung (mit der gekürzten Erstattung).

Rechtlich ist die Sache klar: Der Patient bleibt voller Schuldner, die Kürzung ändert daran nichts. Praktisch ist er aber selten bereit, die Differenz aus eigener Tasche zu zahlen, ohne dass jemand mit der PKV gesprochen hat. Die wirksame Antwort ist nicht die Mahnung an den Patienten, sondern eine formal saubere Steigerungssatz-Begründung gegenüber der PKV — mit Verweis auf die Schwere des Falls, den Zeitaufwand, die besonderen Umstände, wie sie § 5 Abs. 2 GOÄ verlangt. In den meisten Fällen revidiert die PKV ihre Kürzung daraufhin.

5. Was die Eskalation in der Praxis kostet

Eine Mahnstufe ist auf dem Papier ein Briefkopf. Im Alltag einer Praxis ist sie:

6. Wie ein Mandat das übernimmt — der PVB-Weg

PVB ist seit 1963 als privatärztliche Verrechnungsstelle in Essen zu Hause und führt die Privatliquidation als Mandat (siehe Warum Mandat?). In Bezug auf eine offene Privatrechnung sieht der Weg so aus:

Was wir übernehmen, sobald das Mandat besteht

Forderungsabtretung nach § 398 BGB. Sie treten die Honorarforderung an PVB ab. Wir treten gegenüber Patient und privater Krankenversicherung im Außenverhältnis auf — in Ihrem Namen, mit eigener Verantwortung.

Stufen 1 bis 3 — Erinnerung, erste und zweite Mahnung — laufen über unsere Forderungsführung. Tonalität sachlich, fristengerecht, mit dokumentierter Zustellung.

Stufe 4 — der Mahnbescheid — ist der Punkt, an dem sich PVB von einer reinen Verrechnungsstelle deutlich unterscheidet. Wir sind als Inkassodienstleister nach § 10 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) registriert. Damit dürfen und führen wir das gerichtliche Mahnverfahren selbst — ohne externe Anwaltskosten. Für Sie heißt das: keine Anwaltsgebühren, keine zusätzliche Korrespondenz, keine getrennte Rechnung. Eine Hand, ein Mandat.

Stufe 5 — Klage und Vollstreckung — ist anwaltlichen Vorbehalt nach RDG. Wenn der Mahnbescheid mit Widerspruch endet oder eine Klage geboten ist, koordinieren wir den anwaltlichen Schritt aus dem Mandat heraus, mit Anwälten, mit denen wir seit Jahren zusammenarbeiten. Die Forderung verlässt die Mandatsführung nicht, sie wechselt nur das Werkzeug.

PKV-Kürzung ist Teil unserer täglichen Arbeit. Steigerungssatz-Begründungen, formale Korrekturen und der Erstattungsdialog laufen über uns — bevor der Patient überhaupt mit einer Differenz konfrontiert wird.

Wo planbare Auszahlungszyklen gewünscht sind, lässt sich das Mandat um strukturiertes Forderungsmanagement mit klar definiertem Auszahlungsrhythmus erweitern — eigenständig vereinbart und nicht Voraussetzung des Mandats.

7. Häufige Fragen

Wann darf ich das erste Mal mahnen?

Sobald die auf der Rechnung gesetzte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Üblich sind 21 oder 30 Tage. Mit einer ersten echten Mahnung tritt der Verzug nach § 286 BGB ein. Eine vorherige Zahlungserinnerung ist freundlich, aber nicht zwingend.

Wann verjährt die Honorarforderung?

Drei Jahre, gerechnet vom Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2026 verjährt damit zum 31. Dezember 2029, sofern die Verjährung nicht durch einen Mahnbescheid, eine Klage oder ein Anerkenntnis gehemmt wird. Mahnungen allein hemmen nicht.

Was kostet ein Mahnbescheid?

Die Gerichtsgebühr richtet sich nach dem Streitwert und liegt im unteren dreistelligen Bereich. Bei Erfolg trägt der Schuldner die Kosten — sie werden Teil des titulierten Anspruchs. Wenn PVB den Mahnbescheid führt, fallen keine getrennten Anwaltsgebühren an.

Was passiert, wenn der Patient Widerspruch einlegt?

Der Mahnbescheid geht in das streitige Verfahren über; ab dann ist die Vertretung vor Gericht anwaltspflichtig. Wir koordinieren den anwaltlichen Schritt aus dem Mandat heraus, ohne dass die Forderungsführung neu aufgesetzt werden muss.

Wie wirkt sich das Mahnverfahren auf den Patienten aus?

Vor dem Mahnbescheid ist alles innerhalb der Privatkorrespondenz zwischen Patient und PVB. Es entstehen keine Schufa-Einträge, keine öffentliche Sichtbarkeit. Erst mit dem Mahnbescheid und dem späteren Vollstreckungsbescheid kann sich das ändern — was eine starke Motivation für viele Patienten ist, vorher zu reagieren.

Können Sie auch ältere, schon fast verjährte Forderungen übernehmen?

Ja. Solange noch Zeit für die Hemmung der Verjährung besteht — also praktisch bis Mitte Dezember des dritten Jahres nach dem Anspruchsentstehungsjahr — können wir das Mandat aufnehmen und den Mahnbescheid rechtzeitig stellen. Je früher, desto besser.

Was, wenn der Patient gar nicht mehr erreichbar ist?

Über das gerichtliche Mahnverfahren ist auch eine Adressermittlung über die Meldebehörde möglich. Eine unbekannte Anschrift ist kein Grund, eine Forderung abzuschreiben — sondern ein Schritt, der in der Routine eines Mandats mit erledigt wird.

Zum Schluss

Eine offene Privatrechnung ist kein Verlust — sie ist ein Vorgang, der Aufmerksamkeit braucht. Wer ihn selbst führt, braucht Routine, Zeit und juristische Sorgfalt. Wer ihn als Mandat führen lässt, gibt nicht nur die Arbeit ab, sondern auch das formale Risiko.

Bei PVB landet die Eskalation am Tag, an dem der Verzug eintreten würde, in unseren Händen. Wir führen sie in Ihrem Namen, dokumentieren jeden Schritt, hemmen die Verjährung mit dem Mahnbescheid — und holen das Honorar herein, das Ihnen zusteht.

Dreißig Minuten — wir prüfen gemeinsam, wie Ihre offenen Forderungen am schnellsten in Bewegung kommen.