Datenschutz
Verantwortlicher
Privatärztliches Verrechnungsbüro Siegbert Klerks GmbH Frankenstraße 320, 45133 Essen Telefon: 0201 47 20 80 E-Mail: datenschutz@pvb-klerks.de Geschäftsführer: Peter S. Klerks · Amtsgericht Essen, HRB 3623
Grundsätze
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten sie ausschließlich im Rahmen der DSGVO und des BDSG — nur soweit dies zur Bereitstellung der Website und unserer Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.
Server-Logfiles
Beim Aufruf der Website erhebt unser Hostingdienstleister automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die abgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Zweck ist der sichere und stabile technische Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Logs werden nach 14 Tagen gelöscht.
Kontaktaufnahme
Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich oder vertraglich) bzw. lit. f. Wir löschen die Daten nach abschließender Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Telefon und Gesprächsaufzeichnung
Wenn Sie uns anrufen, verarbeitet unsere Telefonanlage Ihre Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Dauer und Ihre Menüauswahl. Ist Ihre Rufnummer als Nummer einer Praxis hinterlegt, leiten wir Sie direkt an einen Mitarbeiter weiter. Auskünfte zu einer Rechnung geben wir erst, wenn wir Sie anhand weiterer Angaben zuordnen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eingehende Gespräche, die von unseren Mitarbeitern angenommen werden, können wir zur Qualitätssicherung, zur Schulung unserer Mitarbeiter und zur Dokumentation getroffener Absprachen (z. B. Zahlungs- und Ratenvereinbarungen) aufzeichnen. Darauf weisen wir Sie vor der Verbindung hin. Die Aufzeichnung beginnt erst, wenn ein Mitarbeiter das Gespräch annimmt; ausgehende Anrufe und interne Gespräche zeichnen wir nicht auf. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Qualität unserer Beratung und am Nachweis getroffener Absprachen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit Sie im Gespräch Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, dient die Aufzeichnung dem Nachweis von Absprachen über die Forderung (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Sie können der Aufzeichnung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Ein kurzer Hinweis an Ihren Gesprächspartner genügt; die Aufzeichnung wird dann sofort beendet und gelöscht, das Gespräch geht ohne Aufzeichnung weiter. Damit kein Widerspruch untergeht, erkennt unsere Anlage ihn auch selbst: Kurze Gesprächsabschnitte werden dafür auf unserem eigenen Server automatisch in Text umgewandelt und mit typischen Formulierungen eines Widerspruchs abgeglichen. Diese Texte werden nicht gespeichert. Zugriff auf Aufzeichnungen haben ausschließlich unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiter; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Aufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Wird ein Gespräch zum Nachweis einer Absprache benötigt, bewahren wir es so lange auf, wie die Absprache läuft. Wählen Sie die Rückruf-Funktion oder hinterlassen Sie uns eine Nachricht, speichern wir Ihre Rufnummer und Ihre Sprachnachricht und wandeln diese auf unserem eigenen Server in Text um, damit Ihr Anliegen schneller beim zuständigen Mitarbeiter ankommt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; soweit Sie Gesundheitsangaben machen, Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie mit dem Hinterlassen der Nachricht erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sprachnachrichten löschen wir 30 Tage nach Erledigung Ihres Anliegens. Telefonanlage, Aufzeichnungen und Spracherkennung laufen ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Eine Auswertung durch Cloud- oder KI-Dienste Dritter findet nicht statt.
Termin- und Informationsanfragen von Ärzten
Im Termin- und Demo-Funnel verarbeiten wir Anrede, Titel, Name, E-Mail, optional Telefon, Ihre Praxis-Website sowie die daraus ausgelesenen öffentlichen Praxisangaben (Fachrichtung, Adresse, Teamgröße). Zweck ist die Vorbereitung und Durchführung des angefragten Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt über unseren selbst betriebenen Automatisierungsdienst (siehe Empfänger).
Patientenbezogene Services
Für Rückruf, Rechnungsduplikat, Ratenzahlung und sonstige Anfragen verarbeiten wir je nach Anliegen Name, Geburtsdatum, Anschrift, Rechnungsnummer und Kontaktdaten, bei Ratenzahlung zusätzlich IBAN und SEPA-Mandat mit elektronischer Unterschrift sowie von Ihnen hochgeladene Unterlagen. Hochgeladene Rechnungen oder Bescheide können Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) enthalten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; für Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie über die Bestätigung im jeweiligen Formular erteilen. Die Aufbewahrung richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (§§ 257 HGB, 147 AO), danach löschen wir die Daten.
SEPA-Lastschriftmandat
Bei Erteilung eines Mandats verarbeiten wir IBAN, Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer zur Abwicklung des Lastschrifteinzugs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Lokaler Browser-Speicher
Für eine einfache Nutzungszählung des GOÄ-Checkers und zum Merken ausgeblendeter Hinweise speichern wir Werte lokal in Ihrem Browser. Eine Übertragung an uns oder Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.
Schriftarten und externe Inhalte
Schriftarten liefern wir lokal von unserem Server aus (kein Abruf bei Google Fonts). Externe Skripte, Social-Media-Plugins oder Kartendienste binden wir nicht ein.
Empfänger und Auftragsverarbeiter
Hosting: Hetzner Online GmbH, Serverstandort Deutschland (Falkenstein) — Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. E-Mail: Strato AG, Serverstandort Deutschland (Frankfurt). Die Verarbeitung der Formulardaten erfolgt über einen von uns selbst betriebenen Automatisierungsdienst auf einem Server in Deutschland. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist oder Sie eingewilligt haben.
Drittländer
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21 DSGVO). Eine Nachricht an datenschutz@pvb-klerks.de genügt.
Widerruf von Einwilligungen
Erteilte Einwilligungen — insbesondere zu Gesundheitsdaten — können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Erforderlichkeit der Bereitstellung
Zum allgemeinen Besuch der Website ist keine Datenangabe nötig. Für die Bearbeitung von Anfragen und Services sind die als Pflicht gekennzeichneten Angaben erforderlich; ohne sie können wir das Anliegen nicht bearbeiten.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Datenschutz-Kontakt
E-Mail: datenschutz@pvb-klerks.de